Externalisation logistique

L'externalisation des fonctions logistiques ne cesse de prendre de l'ampleur. La relation de sous-traitance, dans le domaine des transports terrestres, est une relation instaurée depuis longtemps selon des modalités qui, pour partie, restent typiques d’une relation classique entre donneur d’ordre et sous-traitant.

De plus en plus d'industriels ou de distributeurs utilisent - partiellement ou en totalité - les services de prestataires spécialisés. Ce phénomène n'est pas nouveau, les entreprises préfèrent se concentrer sur leur coeur de métier et transférer la réalisation des opérations logistiques à des tiers.

En Europe, les pratiques d’externalisation ne sont pas les mêmes d’un pays à l’autre. Le Royaume- Uni a le taux d’externalisation le plus élevé, la France arrivant quant à elle en deuxième position. Ceci constitue un enjeu important pour les acteurs de la logistique : plus de 30 % de la dépense logistique des entreprises est externalisée. Les opérations logistiques sont confiée à des professionnels de l’exploitation logistique qui travaillent de plus en plus à l’étranger. En effet, pour « mailler » le territoire et suivre leurs clients dans leur stratégie de localisation, ces dernières doivent densifier leurs réseaux. Le choix de l’externalisation dépend du coût, de la rapidité de mise en place mais aussi de la flexibilité et des risques associés à la solution retenue.
Il faut noter que nombre de chargeurs refusent de dépendre d’un prestataire exclusif et veillent à optimiser leurs achats logistiques.
Le bon fonctionnement de la chaîne logistique globale est un élément essentiel de la compétitivité des entreprises. En 2003, la logistique représente 8 à 12 % du chiffre d’affaires des entreprises françaises

La gestion des transports a d'abord été externalisée dans une large proportion, mais les enjeux de l'externalisation portent maintenant sur l'organisation du transport et la gestion des opérations logistiques

Il y a de très nombreuses formes d'externalisation des opérations logistiques avec de très nombreuses variantes:
- externalisation auprès d'un prestataire unique de l'ensemble des opérations logistiques, de la sortie usine jusqu'au client de destination. Le prestataire exécute l'ensemble des opérations de transport, de stockage intermédiaire, de préparation, de personnalisation et de livraison finale du produit. dans certains cas la prestation s'étend jusqu'à la démonstration de fonctionnement et la mise en route du produit.
Le client peut garder la prise de commandes ou même l'externaliser auprès du prestataire.
Dans certains cas le prestataire travaille avec ses propres systèmes d'informations, dans d'autres cas le client impose que les opérations soient effectués sur son propre système.

Les prestations offertes et leurs périmètres sont variables. On peut les regrouper en plusieurs catégories sans que cela constitue une liste exhaustive :

.-> Opérations de transport et auxiliaire de transport : commission de transport, acheminement en amont et aval du processus de fabrication, services routiers terminaux, gestion du parc de conteneurs, etc.
.-> Accueil des matériels de transport et des hommes : parking, station service, création de centres de vie, etc.
.-> Entreposage, stockage, préparation de commandes: location d’entrepôts (en libre service, chauffés, équipés, etc.), terrains, etc.
.-> Traitement des marchandises et opérations de finition de la production : gestion des approvisionnements, réception, pesage, contrôle de qualité, tests, conditionnement, emballages, « copacking », « comanufacturing », etc.
.-> Opérations à caractère commercial : rédaction des documents, inventaire, opérations promotionnelles et publicitaires, création de boîtes postales pour gérer les jeux-concours, etc.
.-> Opérations informatiques : EDI, gestion informatique des stocks, codes barres, gestion des dates de péremption, etc.
.-> Opérations liées au commerce international : formalités douanières et prestations péri douanières.
.-> Opération liées à la livraison terminale : distribution physique vers dépôts, plates-formes, placement des produits en rayons.
.-> Conseils logistiques, services et information..

En fait, et quelle que soit la forme et le contour que prenne cette externalisation, l'industriel ou le commerçant recherche à minimiser les coûts de stockage, de transport et de distribution des marchandises .Les Systèmes d'information prennent alors une valeur essentielle, la maîtrise de l'ensemble de la chaîne logistique devient alors une composante essentielle de l'offre en termes de qualité et de performance globale.

Avoir des m2 d'entrepôts et des camions n'est pas une condition suffisante, il faut aussi être capable d'intégrer des données de différents horizons, savoir échanger rapidement avec des partenaires et restituer en permanence au fil de l'eau des informations pertinentes à son client sur le déroulement des opérations logistiques.

Or, si l'on amalgame généralement logistique et transport, il s'agit pourtant de deux activités fort différentes. Reconditionnement, contrôle qualité, service après-vente, maintenance, opérations semi-industrielles… La logistique s'accompagne de plus en plus de prestations à forte valeur ajoutée ; le transport constituant l'activité physique pour acheminer ces marchandises d'un point à un autre. L'évolution des organisations, des technologies et des stratégies logistiques nécessite une vision globale depuis le premier des fournisseurs jusqu'au consommateur final.

En 2001, dans quatorze pays européens, la logistique externalisée représentait en moyenne 21.% de la logistique totale (source : Commission Européenne), avec néanmoins de forts écarts entre les pays (au Royaume-Uni, la logistique externalisée constitue un tiers des activités de logistique, tandis qu’en Italie elle n’atteint que 13.%).

Parmi les motifs d’externalisation les plus fréquemment cités, on trouve en premier lieu les économies d’échelle supposées qui vont dans le sens de l’intérêt des entreprises industrielles et commerciales qui souhaitent se recentrer sur leur cœur de métier

• La réduction ou le transfert d'investissement comme des surfaces de stockage, ou bien une réduction des frais fixes de l'entreprise. Cet avantage est cité comme un des arguments principaux dans les cas où une ’externalisation entraînent aussi un transfert de la main d'œuvre à un prestataire,

• L’abaissement des coûts et le fait de passer des coûts fixes en partie en coûts variables. Cette transformation de coûts fixes en coûts variables est un élément important dans le souhait de réduction des investissements. L’externalisation d’un magasin
d’entreposage qui libère de l' espace pour la production industrielle, par exemple, cumule deux atouts, absolu (investissement minimum) et relatif (augmentation de la partie des coûts variables)

• La perception du fait que l’activité externalisée sera de fait mieux connue et mieux maîtrisée, du fait d'une meilleure connaissance et lecture des frais logistiques. De très nombreux responsables logistiques d’entreprises industrielles ayant eu recours à l’externalisation ont constaté que cette dernière leur permettait de prendre conscience et ensuite de mieux contrôler les vrais coûts logistiques et de transport qui sont souvent cachés dans la forêt des frais d’une division ou d’un produit.

• La connaissance spécialisée du prestataire. Quelle que soit la prestation logistique concernée, l’atout des prestataires est précisément qu’ils disposent d’une compétence qui est leur métier et qu’il leur est plus facile de valoriser en réalisant des économies d’échelle.

• L’accroissement de flexibilité et de souplesse que procure l'externalisation , les possibilités d'une meilleure adaptation aux changements.

En Europe, le marché de la logistique est estimé à 710 milliards d’euros, soit 8 % du PIB européen. C’est un secteur très large qui regroupe plus d’un million d’entreprises employant plus de 5 millions de salariés. Globalement, on estime que le marché de la logistique représente 120 milliards d’euros en France.
(Source: Agence Française pour les investissements internationaux, La logistique en France, décembre 2004)

Le contrat de prestation logistique

La logistique recouvre des réalités extrêmement diverses , il est difficile de donner un contrat juridique type. Le contrat juridique doit être le reflet de cette diversité et toujours être le reflet des intentions des deux parties. Il y a de nombreux cas encore où les opérations logistiques externalisés ne font pas, n'ont jamais fait l'objet d'un contrat clair et bien défini. Il est important avant toute opération d'externalisation de rédiger un cahier des charges prévoyant le contenu des opérations (réception, contrôle, stockage, préparation, étiquetage, distribution, échanges d'informations, délais contractuels, qualité de service, inventaire, pénalités, obligations réciproques, assurances ...)

Rédiger un bon cahier des charges et bien analyser la façon dont les prestataires répondent à chacun des points est une tâche difficile. Les Consultants, les logisticiens jouent un rôle déterminant dans la rédaction du cahier des charges, l'analyse des propositions des prestataires et la rédaction finale du contrat de prestation, le juriste intervenant pour assurer la cohérence juridique de l’ensemble.

Ajoutons que la bascule d'un système à un autre est un projet en soi qu'il faut aussi contractualiser et mener avec le plus grand soin: Calendrier, systèmes d'information, rodage des procédures. On a vu et encore en 2005 et 2006 des externalisations "difficiles", mené pourtant par des grands de la profession se passer dans des contextes très difficiles du fait d'un manque de soin évident apporté à cette phase de bascule. Cela peut être grave et entraîner des pertes de CA importantes

Il est important de bien choisir son prestataire, car l'entreprise va lui confier des fonctions qui ont de très fortes répercussions sur l'activité e l'entreprise et le service aux clients. Si l'entreprise X livre mal, on ne retiendra pas le nom de son prestataire. C'est X qui aura une mauvaise image et sera perçu comme non compétente.

Comme décrit plus faut , il est très important d'avoir un bon cahier des charges et d'établir en commun avec le prestataire les indicateurs de suivi et de performance. Analyser les offres à partir d'une grille de critère aide généralement à faire le meilleur choix et à être objectif par rapport aux offres des prestataires. Ces critères peuvent être pondérés afin de s'adapter à la prestation à externaliser:

- offre du prestataire :qualité, clarté réponse aux différents points du cahier des charges soumis,
- prix proposé pour les prestations à réaliser,
- savoir-faire et expériences, prestations similaires en cours avec d'autres industriels,
- savoir-faire et expériences, prestations similaires en cours dans la même branche ou secteur d'activités,
- taille, position géographique, santé financière de la société de prestation,
- méthode de calcul des prix, indices de variations pris en compte, méthodes de réactualisation proposée,
-capacités à développer la solution souhaitée: surfaces infrastructures, moyens et ressources d'étude et ressources opérationnelles,
- certification qualité, normes d'exploitation
- etc., etc., ...

Il ne faut pas hésiter à visiter les installations des prestataires, à rencontrer certains des clients donnés comme référence. on s'attachera à examiner les performances atteintes, à vérifier comment le projet de transfert peut concrètement être réalisé, et comment on peut envisager l'avenir avec ce prestataire.

Choix d'un prestataire de services : Sur quels critères faire son choix ? Vous avez réalisé et envoyé un cahier des charges. Comment juger , classer les différentes réponses reçues ?

Voici ci après une grille de dépouillement, on donnera en fonction de sa situation particulière des poids différents à chacun de ces items.

     ·        Nom, forme juridique, raison sociale
·        Nature des actionnaires
·        Chiffre d’affaires logistique et résultats des 3 dernières années.
·        Effectifs logistiques totaux
·        Description et dimensions des activités couvertes par pays :
-         Nombre d’entrepôts
-         Surface d’entrepôts
·   Références dans des domaines comparables (multi produits, multimarques, multi clients, multi sites, ...) et en particulier dans l'activité considérée comme par exemple en équipement de la personne (textile, chaussures, accessoires, bagages) ou en produits automobiles, ou en produits alimentaires, ...

Le lieu des entrepôts envisagés pour réaliser la prestation et les caractéristiques détaillées :

        ·        Statut des sites : en location ou gérés en propre -durée des baux
·        Surface totale par zone d’activité
·        Hauteur libre. Equipements de l'entrepôts
·        Maillage des poteaux
·        Nombre de quais et nature des équipements
·        Protection Incendie (Mur coupe feu, sprinklage des installations)
·        Protection anti-intrusion
·        Modularité des surfaces et/ou possibilités d’extension en fonction d'un planning de montée en charge des activités
·        Etablissement classé, homologué par la DRIRE (catégorie)

     ·        Process proposé de traitement des flux et des stocks
·        Mode de stockage proposé
·        Détail des capacités de stockage par zone (tenant compte des différents modes de stockage prévu)
·        Description et quantités des équipements et des matériels de manutention utilisés
·        Organigramme et effectifs des équipes (encadrement, chef d’équipes, administratif, manutentionnaire)
·        Part des effectifs permanents, en CDD et en intérim
·        Back up opérationnel possible

     ·        Présentation générale du SI choisi par le prestataire. Maitrise et connaissance par ses équipes
·        Réponses sur les aspects :
-         Architecture technique
-         Progiciel
-         Support informatique
-         Réponses fonctionnelles
-         Utilisation ou non de la radio fréquence
-   Capacité à s'interfacer avec vos propres système
·        Présentation des équipes support
·        Solution de back up SI

Les propositions budgétaires seront faites sur une base de la durée de contrat proposée. Les prix seront découpés par fonction et traitements demandés
Le prestataire présentera le mode de révision tarifaire qu’il envisage.
Indices choisis et mode d'indexation

Information sur le démarrage

Le prestataire devra fournir:
-         Effectif et expérience du groupe projet
-         Structure de l’équipe projet (informatique et opérationnelle)
-         Les tâches identifiées pour la phase de démarrage ( transfert d'activités, modalités de bascule, ...)
-         Le planning ou rétro planning préconisé

Le prestataire distinguera dans sa présentation les aspects opérationnels (mises aux normes de l’entrepôt, Pallettier, équipements de stockage, délais de mise en œuvre, réalisation ,…) et les aspects relatifs au système d’information ( paramétrage, test, durée des opérations, ...)

Le prestataire doit être force de proposition et proposer des tableaux de bord permettant de répondre aux différents points demandé en terme de qualité de service et KPI.

Certains clients conviennent avec leurs prestataires des indicateurs de suivi de la performance à mettre en œuvre. En fait Chaque contrat est particulier , mais on retrouve des éléments sur:

- les délais de livraison par catégorie de produits , voire par type de clients,
- le suivi du taux de service: celui-ci peut être ou non contractualisé,
- Les commandes livrées en quantités
- les couts et délais de transport
- les réclamations clients

Mardi 21 Octobre 2008

Etude : 1644 responsables logistiques interrogés

Capgemini, le Georgia Institute of Technology, Oracle et DHL viennent de publier la treizième édition de leur étude annuelle consacrée aux prestataires logistiques. Cette étude sur l’externalisation des services logistiques s’appuie sur une enquête menée auprès de 1 644 responsables logistiques en Amérique du Nord, en Europe, en Asie pacifique et en Amérique latine. Cette enquête montre que si les prestataires logistiques et leurs clients sont convaincus que les coûts de création d'une chaîne logistique plus sécurisée, intégrée et respectueuse de l'environnement devraient être partagés, ils restent réticents à l'idée de travailler sur un mode collaboratif et considèrent implicitement que les coûts doivent être pris en charge par le client final.

Si les responsables logistiques considèrent que les prestataires logistiques jouent un rôle clé dans l'intégration, la viabilité et la sécurité de la chaîne logistique, l’étude met en lumière trois principales conclusions :
- Selon 98 % des responsables logistiques interrogés, la mise en place d’une chaîne logistique respectueuse de l’environnement est un facteur essentiel dans la réussite de l'entreprise. Cependant, la majorité d'entre eux sont peu enclins à investir des fonds supplémentaires à cette seule fin.
- Le vol de marchandises reste la première préoccupation en matière de sécurité. Cependant, les entreprises sont amenées à se concentrer davantage sur d'autres sources de perturbation de la chaîne logistique, telles que le vol de propriété intellectuelle, les catastrophes naturelles ou encore la fermeture des ports et le sabotage des produits.
- La viabilité et la sécurité de la chaîne logistique reposent sur l'instauration de relations solides entre les différents acteurs du processus. Grâce à une collaboration étroite avec leurs prestataires logistiques – à travers notamment la mise en place de contrats et de critères de réussite détaillés -, les entreprises devraient pouvoir réduire significativement leurs coûts, raccourcir le cycle de traitement des commandes, améliorer le service clientèle ainsi que leur efficacité opérationnelle.

Une chaîne logistique respectueuse de l’environnement
Les entreprises reconnaissent quasiment à l’unanimité l'importance des initiatives en faveur d’une chaîne logistique respectueuse de l’environnement - telles que l'approvisionnement au niveau local -, mais elles s’interrogent encore sur la manière de mettre en place ce nouveau modèle de chaîne logistique. Pourtant, les entreprises doivent impérativement agir avant qu'il ne soit trop tard. La conception des réseaux, les modes de transport, le choix des équipements, les processus métier, les comportements et les bilans comptables sont autant de paramètres qui doivent évoluer pour que la chaîne logistique intègre les contraintes environnementales. Pourtant, les entreprises sont moins nombreuses à considérer le facteur environnemental comme décisif au moment du choix d’un prestataire logistique. En effet, seulement 46 % des personnes interrogées ont déclaré prendre en considération ce critère dans leur processus de sélection d'un prestataire logistique. Or, la collaboration joue un rôle décisif : ce n'est que lorsque la source et les effets des émissions de CO2 auront pu être évalués avec précision que les prestataires logistiques et leurs clients seront responsabilisés et que la chaîne logistique deviendra plus respectueuse de l'environnement.
« Le comportement des prestataires logistiques et de leurs clients doit évoluer s’ils veulent trouver des moyens innovants d'améliorer la sécurité de la chaîne logistique et la rendre plus respectueuse de l’environnement », déclare Hans Hickler, directeur général de DHL Global Customer Solutions. « Lorsqu’ils travaillent ensemble, les entreprises et les prestataires logistiques sont encore réticents à l’idée de développer conjointement des solutions nouvelles et à en partager les bénéfices. En revanche, les entreprises qui parviennent à dépasser les situations de blocage avec leurs prestataires gagnent en efficacité, ce qui leur confère un avantage compétitif significatif et améliore à terme la satisfaction client. »

La sécurité de la chaîne logistique
76 % des personnes interrogées affirment que leurs prestataires logistiques sont fiables, cependant les entreprises sont de plus en plus préoccupées par les coûts liés aux obligations de mise en conformité pour renforcer la sécurité de la chaîne logistique face aux menaces terroristes. Toutefois, c’est en coopérant étroitement avec leurs prestataires logistiques et en mettant en place les processus adéquats, que les entreprises seront en mesure d’amortir ces coûts tout en rendant la chaîne logistique plus efficace.
« Bien que le paysage des prestataires logistiques n'ait guère évolué depuis l'année dernière, il est clair que le respect de l'environnement et la sécurité constituent aujourd’hui des facteurs clés de succès », commente Dennis Wereldsma, responsable du secteur distribution de Capgemini au niveau mondial. « La réglementation et les exigences de mise en conformité entourant le respect de l'environnement et la sécurité se faisant toujours plus pressantes, les prestataires logistiques et les clients les plus avancés dans ces deux domaines ont un avantage décisif sur leurs concurrents. »

La logistique intégrée
Les avantages de la collaboration et de l'intégration logistique peuvent être considérables. Toutefois, cela implique de mettre de côté certaines craintes liées à la perte de contrôle et de visibilité, à la fuite des compétences internes et à une dépendance excessive vis-à-vis d'un prestataire de services. Des contrats de services étendus équilibrant les coûts et les risques, ainsi que l'engagement des prestataires à investir dans leurs propres offres de service, permettront cependant aux entreprises de tirer parti d'une collaboration aussi étroite. En adoptant - conjointement avec les prestataires logistiques - des technologies évolutives facilitant l'intégration, les entreprises gagneront en flexibilité, réduiront leurs coûts et s'assureront des relations plus solides avec leurs partenaires.
« Le principal enjeu consiste à construire et développer des relations fructueuses entre les utilisateurs et les fournisseurs de services logistiques », répète le Dr John Langley, Georgia Institute of Technology. « Faute d'engagement de part et d'autre, seuls des progrès mineurs pourront être accomplis en matière de respect de l'environnement et de sécurité de la chaîne logistique. Plus des trois quarts des clients des prestataires logistiques considèrent le groupage, le choix des itinéraires et des modes de transport comme les trois premiers services que peuvent fournir les prestataires pour contribuer aux démarches visant à protéger l’environnement. Or, seulement 31 % précisent que leur propre prestataire propose aujourd’hui ces services. »
Pour les clients des prestataires logistiques, la technologie est également une priorité. Les fournisseurs de services logistiques continuent d'externaliser les communications en ligne, les outils de visibilité, la gestion des entrepôts et de la distribution, ainsi que la gestion et l'exécution des transports. Pourtant, il subsiste un écart entre les attentes des clients en matière de technologies et les performances réelles. Seules 38 % des personnes interrogées se déclarent en effet satisfaites des capacités de leur prestataire dans ce domaine.
« L’'écart entre les capacités des prestataires logistiques et les besoins de leurs clients est extrêmement préoccupante. » commente Sundar Swaminathan, Senior Director, Oracle. « L’IT joue un rôle clé dans la mise en place de chaînes logistiques intégrées, respectueuses de l’environnement et sécurisées. Les prestataires logistiques doivent simplifier et moderniser leurs applications et leur infrastructure. Ils pourront alors proposer de nouveaux services plus rapidement, gagner en flexibilité et en efficacité opérationnelle, tout en garantissant l'excellence de leurs services. »

Source du communiqué : Capgemini, le Georgia Institute of Technology, Oracle et DHL